COMM067PO: Colaboración a la Organización de Eventos y Protocolo

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar el concepto, origen, función y tipos de protocolo.
Diferenciar y caracterizar los diferentes tipos de actos y eventos que pueden celebrarse, y que pueden requerir la gestión de protocolo.
Conocer la legislación y normativa existente en cuestiones de protocolo.
Establecer la filosofía del evento, que redundará en todo su conjunto.
Conocer la figura del anfitrión y sus características principales.
Valorar la dignidad del invitado de honor y su oportunidad en el acto.
Conocer los principales niveles de actuación en la preparación de un acto.
Identificar las precedencias y tratamientos más correctos en cada caso.
Saber distinguir, básicamente, los tipos de presidencias
Contrastar el orden correcto de colocación de personas y símbolos en los eventos.
Conocer los diferentes agentes intervinientes de un evento: organizador, anfitrión, invitado de honor, promotores, patrocinador.
Desarrollar un proyecto protocolario que recoja las pautas organizativas.
Estructurar correctamente las secuencias del programa que configuran el evento.
Determinar el salón, mobiliario y resto de elementos más adecuados para cada evento.
Familiarizarse con las fases de un evento.
Conocer los pasos a seguir en la planificación y organización de un evento.
Aprender a programar un evento en función de su tipología.
Aprender a confeccionar cronogramas de cara a una correcta organización y planificación del evento.
Conocer la importancia del presupuesto para dimensionar el evento.
Identificar las distintas tipologías de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, premios y otros.
Identificar las diferentes fases del proyecto de un evento y los contenidos de cada una de ellas.
Familiarizarse con los conceptos de identidad corporativa, logotipo y marca.
Conocer los diferentes tipos de publicidad comercial, así como sus aplicaciones en papelería comercial y merchandising.
Conocer los elementos básicos de la comunicación a través de la imagen.
Conocer los elementos básicos de la imagen de marca.
Utilizar los elementos de identidad gráfica en los distintos tipos de eventos.
Familiarizarse con los distintos tipos de servicios y métodos audiovisuales y vinculados a las telecomunicaciones.
Definir el protocolo social y conocer qué aspectos de la vida regula.
Dominar los usos sociales y las aplicaciones más habituales de las normas de protocolo, tales como la forma de vestir, etiqueta, normas de cortesía y otras, en función del tipo de evento que se vaya a desarrollar en el ámbito oficial, empresarial y social.
Contrastar el orden correcto de colocación de personas y símbolos en los eventos.
Determinar la organización del comedor, así como la colocación de los comensales de un evento.
Conocer el proceso de comunicación, desde sus funciones, elementos, lenguajes y tipos de comunicación, hasta la selección y organización del mensaje.
Dominar las técnicas de comunicación efectiva, basadas en el feed-back, la empatía y la escucha activa.
Aprende el funcionamiento de los flujos de comunicación en una organización.
Valorar como las habilidades comunicativas pueden influir en la comunicación.
Implementar sistemas de comunicación interna y externa en la empresa.
Conocer y familiarizarse con los distintos tipos de comunicaciones escritas.
Conocer las normas de protocolo telefónico.
Dominar la comunicación a través del correo electrónico.
Identificar las principales formas de comunicación con los medios de comunicación.
Conocer la importancia que tiene el dispositivo de seguridad en un evento.
Aprender los componentes que pueden configurar el dispositivo de seguridad.
Presentar cuestiones generales de prevención y protección a la hora de organizar un evento.
Controlar los planes de contingencia y seguridad en base a una correcta previsión de situaciones emergentes.
Conocer los sistemas de tecnología más utilizados en las empresas para organizar eventos.
Conocer los diferentes tipos de aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos.
Identificar las distintas aplicaciones de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.

Introducción al protocolo
Origen del protocolo
Definiciones
Definición de protocolo
Conceptos relacionados: precedencia, ceremonial y etiqueta
Grandes profesionales del protocolo en España
Funciones y necesidad del protocolo en la actualidad
Clasificación de los distintos tipos de actos
Tipos de actos
Tipos de protocolo
Protocolo institucional tradicional o diplomático
Protocolo internacional
Protocolo empresarial
Protocolo informático
Legislación y normativa protocolaria
Normativa protocolaria básica
Normas seguidas en protocolo
Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
Real Decreto 2101/1983, 4 de agosto, por el que se crea la Jefatura de Protocolo del Estado
Ley 33/1981, de 5 de octubre, del Escudo de España
Ley 39/1981, 28 octubre, por la que regula el uso de la Bandera de España y el de otras banderas y enseñas
Real Decreto 1560/1997, de 10 de octubre, por el que se regula el Himno Nacional
Honores Militares y Reales Ordenanzas Militares
Condecoraciones
El gabinete de protocolo
Claves protocolarias de un evento
Objetivos y filosofía del acto
Niveles de actuación en la preparación de un acto
Objetivos del acto
Conceptos relacionados con el saber ser
Componentes principales: organización, anfitrión, invitado de honor, autoridad, patrocinador, promotor
Precedencias y tratamientos de autoridades
Precedencia, preeminencia y prevalencia
En función del tipo de acto
Ordenamiento general de precedencias
Actos militares
Rangos de ordenación
Precedencias según el RD 2099/1983
Tratamientos de las principales autoridades
La presidencia del acto
Criterios de ordenación
Tipos de presidencias
Quién y cómo se ordena un acto
Razones para colocar la presidencia
Colocación de la presidencia
Sistemas de colocación de la presidencia
Cesión de la presidencia
Técnicas para la organización de actos
Fases del proyecto protocolario
El proyecto protocolario
Inicio del proyecto
Estructura recomendada para el proyecto protocolario
Documentos útiles
Elección del escenario del evento
El evento: de pie, sentados o mixto
El aforo
Ubicación del evento
Clasificación de los restaurantes
Elementos y servicios de los restaurantes de lujo
Elección del local y salón
Invitados
Lista de invitados: criterios
Confección de la lísta de invitados
La confirmación
La nota de protocolo
Programa del acto: secuencias
Preparación del evento: los medios materiales
Elementos de una mesa en una conferencia
Elementos de una mesa en un banquete
Introducción
Mantelería
Platos
Cubiertos
Copas
Estética, decoración y presentación de la mesa
Servicio personal del plato
Diferentes formas de servicio
Protocolo del servicio del vino
Orden correcto del servicio
Planificación de eventos
Puntos clave para el éxito en la organización de eventos
Organización y planificación de actos
Metodología: pasos a seguir
Cronograma de actividades. Importancia del cronograma. Proceso de elaboración
Timing y Check List del evento: importancia en la organización y proceso de elaboración
Timing o temporalización
Check List
Presupuesto del evento
Su importancia para dimensionar el evento
Tipos y características
Eventos con impacto en la Responsabilidad Social Corporativa de la compañía
Preparación y desarrollo del evento
Actividades a realizar antes del evento
Actividades de planificación
Actividades de organización
Actividades durante el evento
Actividades posteriores. Análisis de resultados. Elaboración del informe
Tareas post-evento
Análisis de resultados
Reuniones
Encuestas
Elaboración del informe
Las preguntas clave antes de afrontar cualquier tipo de acto
Definición y desarrollo de los principales eventos de una organización
Desayunos, comidas y cenas de empresa
Introducción
El menú, la espera, la despedida
El menú
La espera
La despedida
Distintos tipos de invitaciones
Desayuno de trabajo
Vino español
El almuerzo
La cena
Tentempié o snack de trabajo
Cóctel o recepción
Preparativos para la organización de una comida
Invitaciones e invitados
Confección del listado de invitados confirmados
Las mesas
Maneras de indicar la colocación del los comensales
Decoración de la mesa
Entrada al comedor
Normas para servir
Visitas a las instalaciones de la organización: clientes, vips y autoridades
Reuniones de alto nivel
Reuniones de empresa
Organización de las reuniones de alto nivel
Inauguraciones
Presentación a clientes
Actos homenaje
Los homenajes
Elementos materiales y decorativos de la presidencia
Aniversarios
Juntas generales y junta de accionistas
Viajes de incentivo
Convenciones internas
Participación en ferias
Organización y participación en congresos
El comité organizador y sus primeras funciones
Fase previa del congreso
El protocolo del congreso
Programa general de las jornadas
Labor protocolaria
Patrocinio
Road show
Premios
Actos relevantes
Actos de primera piedra
Libro de honor
Firmas de acuerdos y convenios
Recepción y cócteles
Identidad gráfica de los eventos
Introducción a la identidad corporativa
Conceptos corporativos
Diseño corporativo e identidad corporativa
La realidad corporativa
La identidad corporativa
La imagen corporativa
La comunicación corporativa
Concepto de cultura corporativa
Concepto de imagen corporativa
Concepto de identidad gráfica
Elementos básicos de la comunicación
Elementos básicos de la comunicación a través de la imagen: color, forma, tipografía, composición
Elementos básicos de la imagen de marca: símbolo, logotipo y marca
El manual de identidad gráfica
Uso de los elementos de identidad gráfica en los distintos tipos de eventos
Soportes de la identidad visual corporativa
Papelería corporativa
Folletos y catálogos
Página Web
Uniformes corporativos
Regalos y obsequios promocionales
Arquitectura efímera: stands y escenografía
Elementos multimedia: proyecciones, presentaciones, videos, interactivos
El protocolo social
Definiciones
Protocolo social
Educación y protocolo social
Sociabilidad
Civilidad y civismo
El Derecho, la Moral y los Usos Sociales
Habilidades sociales
Normas de cortesía esenciales
Conceptos que forman el "saber estar " y "saber funcionar"
Cortesía y modales
Tratamientos
Sonrisa
Puntualidad y rigor
Las presentaciones y los saludos
Tipos de saludos
Pautas al hacer presentaciones
Modales en la mesa
Introducción
Por norma general
A la hora de sentarnos
Al servirnos o si nos sirven
Al comer
La imagen personal y la etiqueta
Factores para conseguir una indumentaria adecuada
Consejos para hombres y mujeres
Vestimenta masculina
En general
Vestimenta informal
Media etiqueta
Etiqueta
En oficinas o de cara al público
Vestimenta femenina
En general
Vestimenta informal
Media etiqueta
Etiqueta
En oficinas o de cara al público
Organización de un comedor
Criterios para seleccionar el tipo de mesa
Tipos de mesa
Ordenación de las mesas en un acto multitudinario
Nociones generales
Con varios salones
Colocación de los comensales
Formas de colocación de los invitados
Tipos y disposiciones de mesas
Colocación en mesa rectangular
Colocación en mesa de presidencia rectangular con asientos en un lateral
Sistema inglés y sistema francés
Colocación protocolaria de presidencias y restantes comensales
Conducción de comensales hasta la mesa
Introducción a la comunicación
Definición y el proceso comunicativo. ¿Qué debe saber y cómo comunicarse?
Etapas de la comunicación efectiva
Elementos de la comunicación
Diferencia entre información y comunicación
Fases de la comunicación
Lenguajes utilizados para comunicarse
Clases de comunicación
Características del mensaje
Elaboración y requisitos del mensaje
Papel fundamental que desempeña la comunicación
Funciones de la comunicación
Función informativa
Función afectiva
Función regulativa
Otras funciones de la comunicación grupal
Comunicación interpersonal / Comunicación colectiva de masas
Habilidades comunicativas y profesionales del secretariado
Aspectos generales
Efectos de la comunicación
Objetivos de la comunicación
Cómo conseguir una buena comunicación
Empatía y asertividad
Significado de ser agresivo, pasivo y asertivo
Técnicas de comunicación efectiva
Expresiones no recomendadas
La comunicación en las instituciones y las empresas
El gabinete de comunicación. Papel de la secretaria o asistente de dirección
Cuestiones generales
El área de presidencia
El personal de secretaría
Comunicación interna / Comunicación externa
Principios de la comunicación
Comunicación en las organizaciones
Comunicación interna
Comunicación externa
Los principales escritos
La carta
La instancia
El oficio administrativo
El certificado
La nota interna y el memorándum
El saluda
El informe
Actas y memorias
El protocolo telefónico
Normas generales
El cuidado de la voz
La sonrisa telefónica
Atender al teléfono correctamente
Recomendaciones
Llamadas personales
El contestador automático
El uso del teléfono móvil
La comunicación a través de correo electrónico
Comunicación habitual con los medios de comunicación
La nota de prensa
Qué es
Características principales
Detalles y estructura
Consejos para una buena difusión
La convocatoria de prensa
La rueda de prensa
El reportaje
Qué es
Tipos
Estructura
La entrevista
Qué es
Técnicas de redacción
Tipos
La comunicación según los distintos medios (prensa escrita, medios audiovisuales, Internet...)
Cómo convocarlos
Difusión en distintos medios
Folleto promocional
La seguridad y el protocolo
La importancia en el dispositivo de seguridad
El dispositivo de seguridad
Misiones del dispositivo
Sistemas de seguridad y emergencia en eventos
Diferenciación entre prevención y emergencia
Seguridad aplicada en el protocolo
Amenaza y riesgo
Prevención y protección
El personal cualificado para el dispositivo de seguridad
La prevención de riesgos laborales para el personal de protocolo, comunicación y seguridad
La celebración de los actos en el marco de la seguridad
La seguridad de las autoridades y personalidades
Recomendaciones en la organización de la seguridad de actos
Los invitados y los accesos
Acreditaciones
Espacios
En los hoteles
Comidas
Seguridad sanitaria
Seguridad en la oficina de protocolo
Las nuevas tecnologías en el protocolo
Tipos y comparación
Elementos a valorar de un software de gestión de eventos
Servidor propio o servidor online
Programas a medida y oferta estándar del mercado
¿Qué decisión tomar?
Software a medida o software estándar
Programas a medida: ALTAI SOFT
Programas estándar
GESINTUR
REGONLINE
Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretaría técnica y científica, pagos y reservas online
Concepto de programas integrales
Características
Algunos programas integrales
Ferpuser Grupo
Ungerboeck
Criterios y operadores de búsqueda
Interface de Google