SANT104PO: Archivos Clínicos: Estudio y Organización

Objetivos Específicos
Unidad 1:
Conocer los Sistemas de Salud más representativos a nivel internacional y su organización.
Identificar las funciones y áreas de funcionamiento de la Organización Mundial de la Salud (OMS).
Analizar el marco legal de los Servicios de Prevención Ajenos.
Profundizar en los componentes y estructura de los Sistemas de Información sanitarios.
Unidad 2:
Identificar los principales documentos de los que se compone la historia clínica.
Conocer los objetivos de un archivo de historias clínicas.
Diferenciar las distintas funciones de los archivos de historias clínicas.
Unidad 3:
Analizar y comprender en qué condiciones se realiza la recepción, instalación y préstamo de las historias clínicas.
Diferenciar las formas de identificar las historias clínicas, así como los procedimientos de apertura.
Conocer en qué circunstancias se puede producir la salida temporal de los documentos del archivo.
Unidad 4:
Profundizar en las diferentes fases en las que se traduce la custodia de los documentos: la conservación, la gestión de medios materiales y la preservación.
Asimilar el concepto de ciclo vital y valor útil de los documentos.
Profundizar en las diferentes fases por la que pasa un archivo: activo, pasivo e histórico.
Conocer e identificar las diferentes circunstancias y casos en los que se puede llevar a cabo el expurgo de un documento.

Sistemas de salud. El entorno sanitario y la información
Sistemas de salud
Introducción
Sistemas de salud en Europa, América y otras zonas (China, Australia)
Europa
Introducción
Modelo inglés o de Beveridge
Modelo alemán o de Bismarck
Países nórdicos, Europa mediterránea y Europa Central y Oriental
América: EE. UU.
China
Australia
El sistema sanitario en España
Organismos internacionales en el ámbito sanitario (OMS/WHO)
Servicios de prevención
Definición, ámbitos de actuación y servicio de prevención ajeno
Arts. 16, 17 y 22 del Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP)
Sistemas de información hospitalarios (SIH)
Concepto. Dato, información, sistema
Componentes y estructura del sistema de información hospitalario
Elementos, relaciones y objetivos
Niveles de decisión
Necesidades de información de los usuarios
Fuentes y contenido de información
Accesibilidad. Niveles de acceso de los usuarios
Herramientas organizativas y tecnológicas
Fichero de pacientes. Bases de datos
Usuarios (proveedores/consumidores, clientes)
Unidad de Documentación Clínica (UDC)
Competencias de la Unidad de Documentación Clínica
Definición y funciones
Tratamiento intelectual de la información clínica Codificación, CMBD, demandas de los usuarios
Tratamiento material de la información: gestión del archivo clínico
Recogida de datos: normalización y validación de documentos y bases de datos. Circuitos de información
Proteger la integridad y confidencialidad de los datos clínicos
Garantizar el acceso a la historia clínica por los usuarios
Control de calidad del sistema
Profesionales de la UDC, funciones. Médico documentalista. Técnico en Documentación Sanitaria. Administrativos
Procesos para la gestión innovadora en la organización y gestión de un archivo de historias clínicas
Definición y características
Tipología documental: historia clínica (HC). Estructura y documentos
Concepto de documento y de documento de archivo
La historia clínica
Normativa
Principales documentos de que se compone la historia clínica
Necesidad de normalización y homogeneidad de la documentación clínica
Evolución histórica
Diseño de los elementos de la HCs
Diseño de los documentos
Requisitos para la realización de un diseño
Estructura externa de los elementos de la HC
Objetivos de un archivo de historias clínicas
Custodia de historias clínicas (conservación y preservación)
Organizar el flujo de historias clínicas al archivo
Garantizar el almacenamiento y clasificación de la documentación clínica
Garantizar la utilización de su fondo documental
Funciones de un archivo de historias clínicas
Recepción
Instalación
Préstamo
Custodia
Calidad del proceso
Modelos organizativos de archivos de historias clínicas
Tipos de archivo
Archivo centralizado (historia única, acumulativa e integrada)
Otros modelos: archivos descentralizados. Archivo mixto
Recepción, instalación y préstamo de historias clínicas
Recepción
Concepto
Identificación de historias clínicas
Definición
Tipos: numérica, cronológica, alfabética, alfanumérica
Etiquetado y código de colores
Carpetas, sobres, tipo y gramaje de papel
Normalización y ordenación de documentos en la historia clínica
La historia clínica
Autorización de procedimientos
Informe clínico
Anamnesis y exploración, evolución clínica, protocolo quirúrgico y hoja de anestesia
Ordenación de los documentos de la HC
Procedimientos de apertura e identificación de historias clínicas
Instalación (archivado físico)
Definición
Organización por actividad: activo, pasivo, histórico
Sistemas de ordenación y clasificación de historias clínicas
Clasificaciones
Numérica por dígito terminal
Otros tipos de clasificación: alfabética, cronológica, numérica secuencial, alfanumérica
Préstamo
Definición
Acceso a la historia clínica. Prestatarios
Procedimientos para la realización del préstamo de historias clínicas
Circuitos de ejecución del préstamo
Introducción
Consultas externas. Visitas programadas y no programadas
Hospitalización: ingresos programados e ingresos urgentes
Urgencias
Unidad de codificación
Otros tipos de préstamos: estudio, investigación y docencia. Administración y dirección
Procedimientos para control de la documentación prestada
Custodia de la documentación: conservación, espacios e instalaciones y preservación
Custodia de la documentación
Concepto
Aspectos: conservación, medios materiales, preservación
Conservación
Medidas y procedimientos
Ciclo vital y valor útil de los documentos
Subarchivos. Fases de un archivo (activo, pasivo, histórico)
Transferencia de historias del activo al pasivo
Legislación sobre conservación de la documentación clínica
Expurgo
Sustitución de soportes
Las nuevas tecnologías
Informatización (bases de datos,...)
Digitalización de documentos (soporte óptico, magnético, etc.)
Microfilmación
Externalización de archivos clínicos
Gestión de medios materiales
Depósitos y zonas de trabajo
Introducción
Área reservada
Área privada
Área pública
Mobiliario. Estanterías
Cajas y carros. Sobres. Hamacas
Preservación
Concepto
Medidas preventivas para evitar el deterioro físico en los documentos
Recomendaciones
Aspectos estructurales y ambientales: luminosidad, temperatura, etc.
Condiciones generales
Condiciones orgánicas
Condiciones constructivas
Protección contra incendios, inundaciones, robos, plagas
Seguridad y confidencialidad de la documentación clínica
Datos de carácter confidencial
Legislación
Plan de seguridad informática
Control de acceso
Calidad para la innovación en la gestión de los archivos clínicos
Calidad en la unidad de documentación clínica. Conceptos
Conceptos
El archivo clínico
La historia clínica
Control de calidad en los archivos clínicos
Definición
Auditorías
Estándares de uso común en los archivos clínicos
Análisis de los índices
Indicadores de control del proceso de archivado de historias clínicas
Indicadores de control del proceso de préstamo de historias clínicas
Adecuación de espacios y dotación de medios materiales
Control de calidad de las bases de datos
Normativa
Introducción
Reglamento de la HC en hospital, manual de procedimientos del archivo, confidencialidad y acceso a la historia clínica
Confidencialidad y acceso al archivo y seguridad informática
Acreditación de profesionales