UF0075: Planificación, organización y control de eventos

La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar a proyectar y presupuestar eventos en términos que respondan a la demanda de sus promotores, planificando el proyecto y dirigiendo las acciones previas a la realización efectiva del evento.
También se aprenderá a operar el evento ejecutando las acciones necesarias para el cumplimiento del plan de trabajo previsto, ejecutando y supervisando las acciones precisas para el cierre efectivo y participando en la mejora de la calidad de los procesos o servicios.
Para ello, se analizará el turismo de reuniones, los principales destinos turísticos nacionales e internacionales y los eventos, así como su tipología y mercado.
Además, se estudiará el evento como proyecto, los servicios requeridos en la organización de eventos y las aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos.
Para terminar, se profundizará en la organización del evento como proyecto

Tema 1. El Turismo de Reuniones y su Demanda de Servicios Especializados.
1.1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano
1.2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda
1.3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos
1.4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos
1.5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución
Tema 2. Principales Destinos Turísticos Nacionales e Internacionales de Turismo de Reuniones.
2.1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria
2.2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional
Tema 3. Los Eventos, su Tipología y su Mercado.
3.1. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros
3.2. El concepto de evento
3.3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes
3.4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora
3.5. Fases del proyecto de un evento
Tema 4. El Evento como Proyecto: Planificación, Presupuestación y Organización.
4.1. Fuentes y medios de acceso a la información
4.2. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios
4.3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave.
Aspectos renegociables
4.4. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones
4.5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones
4.6. Programación de la logística y de los recursos humanos
4.7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos
4.8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios
4.9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades
4.10. Confección de cronogramas
4.11. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad
4.12. Presupuestación del evento
Tema 5. Servicios Requeridos en la Organización de Eventos.
5.1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas
5.2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones
5.3. Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita
5.4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos
5.5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones
5.6. Secretaría técnica y secretaría científica
5.7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos
5.8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos
5.9. Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales
5.10. Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos
5.11. Otros servicios requeridos en los eventos
Tema 6. Aplicaciones Informáticas Específicas para la Gestión de Eventos.
6.1. Tipos y comparación
6.2. Programas a medida y oferta estándar del mercado
6.3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. Software integral: creación, promoción, gestión y control de acceso
Tema 7. El Evento como Proyecto: Organización.
7.1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas
7.2. Comités y secretarías: funciones y coordinación
7.3. Gestión de colaboraciones y patrocinios
7.4. Soportes y medios para ofrecer información del evento
7.5. Difusión del evento y captación de participantes
7.6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos
7.7. Funciones y responsabilidades
7.8. Procedimientos e instrucciones de trabajo
Tema 8. El Evento como Proyecto: Dirección y Control.
8.1. Control de inscripciones
8.2. Control de cobros
8.3. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos
8.4. Protección de datos personales
8.5. Documentación del evento
8.6. Procesos administrativos y contables
8.7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones
8.8. Coordinación
8.9. Evaluación de servicios y suministros
8.10. Formalización de contratos. Documentación
8.11. Supervisión y control del desarrollo del evento
8.12. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes
8.13. Documentos de control del evento
8.14. El informe final del evento
8.15 .Balances económicos